Política de tratamiento de la información exela
Para exela es de vital importancia el adecuado tratamiento de los datos personales de sus públicos de interés, información que ellos mismos nos han suministrado con diversos fines. Desde todos los procesos velamos por la confidencialidad de la información de nuestros públicos, gracias a que contamos con el apoyo de las herramientas idóneas para el almacenamiento y buen uso de esta en función de las actividades para las cuales esta información ha sido entregada.
En sujeción a las disposiciones constitucionales y legales, exela está comprometida con una política de respeto hacia sus trabajadores, ex trabajadores, clientes y proveedores y de sus datos personales.
exela, es responsable de los datos personales que ha recolectado, a través de suministro de información trabajadores, ex trabajadores, clientes, proveedores y de cualquier persona natural o jurídica en el desarrollo de su objeto social.
De acuerdo con lo anterior y como responsables del uso de la información de nuestros públicos de interés damos cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales, por esto ponemos a su disposición la política de tratamiento de datos personales de exela.
Domicilio: Carrera 50 N.º 25 – 127 Piso 5 Medellín, Colombia
Teléfono: (604) 6043626
Correo electrónico: encontacto@exela.co
Página web: www.exela.co
Título I: Disposiciones Generales
ARTÍCULO 1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:
La presente política de Tratamiento de datos personales fue elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por exela respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
ARTÍCULO 2. OBJETO:
La política de tratamiento de la información, tiene por objeto desarrollar el procedimiento para recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad sobre información que se haya recogido sobre datos personales, en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
ARTÍCULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN:
La presente política aplica para el tratamiento de los datos personales que adquiera y administre exela, de cualquier persona natural.
Para la aplicación de los procedimientos contenidos en la presente política de tratamiento de la información, y de conformidad con lo indicado en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se entiende por:
ARTÍCULO 4. DEFINICIONES:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables.
Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
ARTÍCULO 5. BASES DE DATOS Y ARCHIVOS:
Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos y archivos que exela, recolecte, almacene, use y/o administre en toda su estructura organizacional, en desarrollo de su objeto social y para el logro de sus fines, así como para los datos personales provenientes de los usuarios de Facebook, seguidores de las cuentas de Twitter, y seguidores, contactos, usuarios de cualquier cuenta en redes sociales y páginas corporativas de exela.
ARTÍCULO 6. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: exela podrá hacer uso de los datos personales para:
ARTÍCULO 7. PRINCIPIOS.
De conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, los siguientes son los principios que serán respetados por exela, en los procesos de recolección, almacenamiento, uso y administración de los datos personales:
Título II: Autorización
ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN.
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, exela solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medio técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del decreto 1377 del 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
ARTÍCULO 9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en un archivo de audio o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. El contenido de la autorización otorgada para la recolección y tratamiento del dato será emitido por exela, y será puesta a disposición del Titular previo al Tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización contendrá lo siguiente:
ARTÍCULO 10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.
exela adoptará todas las medidas necesarias para mantener registro de la obtención de la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD.
El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del Titular de los datos personales, para el tratamiento de sus datos, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del Titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio. A través de este documento se comunica al Titular de la información:
No obstante, lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el Aviso de Privacidad deberá señalar expresamente el carácter voluntario de responder a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
El Aviso de Privacidad de exela, se encuentra disponible, entre otros medios, en la página web www.exela.co
Título III: Derechos y deberes
ARTÍCULO 12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE EXELA.
Con base en lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto No. 1377 de 2013, el titular de datos personales tiene los siguientes derechos los cuales podrá ejercer directamente, por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de exela:
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el Titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al Titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén en facultad para representarlos.
ARTÍCULO 13. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
exela entiende y conoce que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. Por lo anterior, hará uso de los datos personales para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado mediante la autorización obtenida del titular de la información, y dando cumplimiento a lo indicado en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013. Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que exela está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:
Deberes cuando actúa como responsable:
Deberes cuando obra como Encargado del Tratamiento de datos personales:
Deberes cuando realiza el Tratamiento a través de un Encargado:
Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:
ARTÍCULO 14. DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD.
De conformidad con lo establecido en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 , el tratamiento de datos personales de menores de edad, niños, niñas y adolescentes se encuentra prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla los requisitos de respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
En consecuencia, exela no recolectará, registrará, almacenará ni tratará datos personales de menores de edad, excepto en los estrictos términos y para los fines establecidos en las normas citadas.
ARTÍCULO 15. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
exela solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Título IV: Procedimientos de acceso, consulta y reclamación
ARTÍCULO 16. MECANISMOS DE PROTECCIÓN.
exela como responsable del tratamiento de la información, le presenta los derechos que puede hacer valer ante nosotros, en su condición de titular de la información, y los mecanismos que tenemos a su disposición para ello.
ARTÍCULO 17. DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN.
El derecho de disposición que tiene el Titular sobre la información, implica que tiene derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a actualizarlos, rectificarlos en caso de ser inexactos y/o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten contrarios a las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para los fines específicos.
PARÁGRAFO: exela garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular, su representante o sus causahabientes, poniendo a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de sus datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos.
ARTÍCULO 18. CONSULTAS.
En cualquier momento y de manera gratuita el titular, su representante o sus causahabientes podrán solicitar a exela información sobre el uso de sus datos personales, la rectificación, actualización o supresión de estos, previa acreditación de su identidad. Los derechos aquí mencionados únicamente se podrán ejercer por: el Titular, su representante o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad; y su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel , con el fin de proteger los datos de las personas, EXELA tomará el reclamo por no representado.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales exela mantendrá habilitada su cuenta de correo electrónico encontacto@exela.co Así mismo podrá hacerlo de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm radicando escrito en la siguiente dirección: Carrera 50 No. 25-127 Piso 5 Medellín Colombia.
Las solicitudes deben contener como mínimo la siguiente información: a) El nombre y domicilio del Titular, o cualquier otro medio, como un correo electrónico, que permita comunicarle la respuesta; b) los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante; c) la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer sus derechos.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha del recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
exela, garantiza que los medios puestos a disposición de los titulares de la información permiten dar una respuesta en los términos establecidos en la presente política y en la ley 1581 de 2012.
Cada vez que exela, ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web y en su Aviso de Privacidad.
ARTÍCULO 19. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL.
El área administrativa y financiera de exela será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el artículo 12 de la presente política, a excepción del descrito en su literal (F). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm a la Carrera 50 No. 25-127 Piso 5 de la ciudad de Medellín o al correo electrónico encontacto@exela.co. La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayo de dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo o subsanación. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO 20. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD.
El Titular, su representante o su causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
ARTÍCULO 21. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013.
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, exela procederá a publicar un Aviso en su página web oficial: www.exela.co dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de exela.
ARTÍCULO 22. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE DATOS.
El Titular tendrá derecho a solicitar en cualquier momento a exela, la revocatoria de la autorización y la supresión de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013; b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados; c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el Titular.
Título V: Seguridad de la información
ARTÍCULO 23. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, exela adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
ARTÍCULO 24. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.
exela mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para su personal administrativo con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
Título VI: Disposiciones finales
ARTÍCULO 25. EXELA.
exela se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento y de manera unilateral su política de tratamiento de la información. No obstante, lo anterior, no serán extralimitados sus derechos derivados de la presente Política de Tratamiento de la Información y de uso de datos personales sin su expreso consentimiento. En consecuencia, en caso de alguna modificación, la Política de Tratamiento de la Información será publicada en la página www.exela.co
ARTÍCULO 26. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA.
La Política de Datos Personales fue modificada el día 5 de Septiembre de 2017 y entra en vigencia a partir del día 5 de Septiembre de 2017. Cualquier cambio que se presente respecto de la siguiente política, se informará a través de la página web www.exela.co.