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miércoles, 24 de octubre de 2018

Facturación Electrónica: una puerta a las oportunidades

Para el Estado, la factura electrónica es una herramienta que permite controlar la evasión de impuestos y el contrabando. Para su empresa puede ser el momento de impulsar la transformación digital.

10 Datos que debe saber sobre facturación electrónica

1. ¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

Los grandes contribuyentes comenzaron el pasado el 1° de septiembre (Resolución 010 de 2018). Cualquier persona o entidad que haga parte del régimen común debe empezar el 1° de enero de 2019.

2. ¿Cambia la normatividad sobre facturas en Colombia?

En lo esencial, no. Las facturas electrónicas siguen teniendo la misma validez y la misma información de las facturas físicas.

3. ¿Qué más debe incluir?

Además de todos los campos de una factura física, la factura electrónica debe incluir una firma digital y un Código Único de Factura Electrónica, CUFE.

4. ¿La obligación es solo al emitir las facturas o también al recibirlas?

La normatividad sobre facturación electrónica impone a quienes emitan facturas electrónicas la obligación de recibirlas de igual manera.

5. ¿Es más costoso emitir una factura física o electrónica?

Según los estudios de la DIAN, que parten de los costos en otros países en los que tienen experiencia de varios años facturando de forma electrónica, es más económico el costo por factura en el nuevo sistema.

6. ¿Al emitir factura electrónica se dejan de emitir facturas físicas?

Sí, pero la factura electrónica, que es un archivo XML, se asemeja y puede verse como una factura de papel.

7. ¿Es muy complejo sistematizar facturas de diferentes orígenes o a diferentes destinos?

No. El sistema diseñado por la DIAN se basa en archivos XML. Eso hace que independiente del origen, con una buena plataforma, se pueden administrar las facturas emitidas y recibidas.

8. ¿Al recibir factura electrónica se pueden dejar de recibir facturas físicas?

No. Como hay algunos contribuyentes no obligados aún a facturar electrónicamente, durante un tiempo convivirán ambos sistemas. Las organizaciones deben estar en capacidad de seguir recibiendo facturas de ambos tipos y mantener sus sistemas de gestión documental.

9. ¿Se puede montar, comprar o desarrollar un software y empezar a facturar?

No. Se debe, además, surtir un proceso de habilitación ante la DIAN para que esa entidad autorice que se comience a facturar.

10. ¿Qué es un proveedor tecnológico?

Es una compañía autorizada por la DIAN para prestar los servicios de facturación electrónica a terceros. Tiene su propia habilitación por parte de la entidad, gestiona ante ella la habilitación de sus clientes y garantiza al cliente que se cuente con la conexión de su sistema con la DIAN y con los otros actores del sistema.

¿Cómo escoger su proveedor de factura electrónica?

Hay cerca de 40 proveedores tecnológicos habilitados por la DIAN para prestar el servicio. ¿Qué tener en cuenta para elegir al adecuado?

• Facilidades en experiencia de usuario, fácil entendimiento, alimentación y revisión para los que lo van a utilizar.

• Conocimiento de su negocio, es decir, que construya una solución en conjunto, y para ello se requiere un consultor que lleve tiempo haciendo su propia facturación de forma electrónica, que entienda que, según el negocio, podría ser necesario adjuntar documentos adicionales, definir mecanismos de delegación de pagos, entre otros.

• Confiabilidad de la empresa, debe identificar qué otros servicios le ofrece, qué clientes tiene, cuánto tiempo lleva en el mercado y la cobertura de responsabilidad civil en caso de perjuicios.

• Confiabilidad de la solución, que soporte el servicio, garantice disponibilidad 24/7 y herramientas de seguridad que protejan sus datos.

• Flexibilidad. La robustez del sistema es importante, aunque no la requiera hoy, piense en variables como la flexibilidad, la amplitud de la plataforma, la capacidad y los costos asociados.

• Contingencias, en caso de una caída de la plataforma, ¿Cómo le van a responder? ¿quién se hace responsable del daño que pueda presentarse, cuál es el tiempo máximo que puede estar fuera de línea? Pida que le presenten un plan de continuidad de los negocios.

• Precio, piense en los costos cuando haya resuelto todo lo anterior. Por lo general, el valor incluye unos pagos por plataforma y transacción. Haga una relación de costo beneficio de acuerdo con las especificaciones que requiere en la actualidad y en el futuro.

Información tomada de: Revista Visión Estratégica - El Colombiano

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